04.02. PRINCE2®

Es werden acht Prozesse definiert:

▪ Lenken eines Projekts, Directing a project (DP)

▪ Planung eines Projekts, Planning (PL)

▪ Vorbereiten eines Projekts, Starting up a project (SU)

▪ Initiieren eines Projekts, Initiating a project (IP)

▪ Steuern einer Phase, Controlling a stage (CS)

▪ Managen der Produktlieferung, Managing product delivery (MP)

▪ Managen der Phasenübergänge, Managing stage boundaries (SB)

▪ Abschließen eines Projekts, Closing a project (CP)

Wichtig und etwas ungewohnt ist die Trennung der o.a. Prozesse von den Projektphasen (Stages). Eine Phase besteht aus mehreren Prozessen, der Prozess Vorbereiten eines Projekts (SU) ist dem Projekt vorgelagert und gehört damit zu gar keiner Phase.

Ein PRINCE2-Projekt muss aus mindestens zwei Phasen bestehen, nämlich der Initiierungsphase und mindestens einer Managementphase. Die Initiierungsphase besteht aus den Prozessen Initiieren eines Projekts (IP) und Managen der Phasenübergänge (SB),

eine Managementphase aus den Prozessen Steuern einer Phase (CS), Managen der Produktlieferung (MP) und Managen der Phasenübergänge (SB). Wenn die Managementphase die letzte ist, wird der Prozess SB durch den Prozess Abschließen eines Projekts (CP) ersetzt.

Der Prozess Lenken eines Projekts (DP) bezieht sich auf die gesamte Projektdauer. Der Prozess Planen (PL) bezieht sich auf alle Prozesse außer Steuern einer Phase (CS) und Abschließen eines Projekts (CP).

Typische Managementphasen eines Projekts können z.B. eine "Konzeptphase" und eine "Implementierungsphase" sein.

Vorbereiten eines Projekts

Das Ziel dieses Prozesses ist es, das Projekt richtig aufzusetzen. Es ist ein Prozess vor Beginn des Projekts, der feststellt, ob das Projekt lohnend und durchführbar ist, bevor die Ressourcen festgelegt werden.

Seine Haupt-Eingangsgröße ist das Projektmandat. Das Projektmandat kann von einer ausführlichen Unternehmensdirektive bis hinunter zum sogenannten "Linsensuppenmandat", d.h. beim Mittagessen erteilt reichen.

Der Prozess beinhaltet die Identifizierung der leitenden Entscheider, die zur Besetzung des Lenkungsausschusses benötigt werden, und die das Projekt überwachen. Der Lenkungsausschuss wählt einen Projektmanager aus.

Die Gründe für das Projekt werden in einer Projektbeschreibung dargestellt. Es werden ein Lösungsansatz und ein Plan für die Initiierungsphase beschlossen, um dem Projekt eine solide Grundlage zu geben.

Die Elemente des Prozesses „Vorbereiten eines Projekts“ sind:

▪ SU1. Projektauftraggeber und Projektmanager ernennen

▪ SU2. Projektmanagementteam entwerfen

▪ SU3. Projektmanagementteam verpflichten

▪ SU4. Projektbeschreibung vorbereiten

▪ SU5. Projektlösungsansatz definieren

▪ SU6. Initiierungsphase planen

Lenken eines Projekts

Dieser Prozess definiert die Funktionen des Lenkungsausschuss , der für das Projekt verantwortlich ist. Der Projektmanager informiert den Lenkungsausschuss mit regelmäßigen Berichten, die täglichen Management-Aufgaben des Projekts bleiben dem Projektmanager überlassen.

Der Lenkungsausschuss wird nur an den Phasengrenzen eingebunden, wo er den bisherigen Fortschritt billigen und den Übergang in die nächste Phase freigeben muss.

Ein grundlegendes Prinzip von PRINCE2 ist Management by Exception, was bedeutet, dass der Lenkungsausschuss nur in einem einzigen weiteren (Ausnahme-) Fall Entscheidungen über das Projekt trifft, nämlich dann, wenn abzusehen ist, dass es vom Kurs abweicht.

Die Elemente des Prozesses „Lenken eines Projekts“ sind:

▪ DP1. Projektinitiierung freigeben

▪ DP2. Projekt freigeben

▪ DP3. Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben

▪ DP4. Ad-hoc-Anweisungen geben

▪ DP5. Projektabschluss bestätigen

Planen

Planen ist ein Prozess, der über die ganze Projektdauer benötigt wird.

Die Elemente des Prozesses „Planen“ sind:

▪ PL1. Plan entwerfen

▪ PL2. Produkte definieren und analysieren

▪ PL3. Aktivitäten und Abhängigkeiten identifizieren

▪ PL4. Aufwand abschätzen

▪ PL5. Zeitplan erstellen

▪ PL6. Risiken analysieren

▪ PL7. Plan vervollständigen

Initiieren eines Projekts

Damit ein Projekt genehmigt wird, muss es sorgfältig geplant werden und zeige n, wie es seine Ziele erreicht. Dazu müssen detaillierte Abschätzungen der Kosten gemacht werden.

Gleichzeitig wird das Haupt-Produkt dieses Prozesses erstellt, das Projektleitdokument, Project Initiation Document oder PID, das vom Lenkungsausschuss zu genehmigen ist, bevor die Implementierung beginnen kann.

Die Elemente des Prozesses „Initiieren eines Projekts“ sind:

▪ IP1. Qualität planen

▪ IP2. Projekt planen

▪ IP3. Business-Case und Risiken verfeinern

▪ IP4. Projektsteuerungsmittel einrichten

▪ IP5. Projektablagestruktur einrichten

▪ IP6. Projektleitdokument (PID) zusammenstellen

Steuern einer Phase

Um sie leichter managen und steuern zu können, werden PRINCE2 Projekte in Phasen unterteilt. Die genaue Zahl der Phasen ist nicht festgelegt, sie hängt von der Größe und den Risiken des Projekts ab.

Dieser Prozess beschreibt das tagtägliche Management durch den Projektmanager.

Die Elemente des Prozesses „Steuern einer Phase“ sind:

▪ CS1. Arbeitspaket freigeben

▪ CS2. Fortschritt überwachen

▪ CS3. Offene Punkte aufnehmen

▪ CS4. Offene Punkte prüfen

▪ CS5. Phasenstatus prüfen

▪ CS6. Über Projektstatus berichten

▪ CS7. Korrekturmaßnahmen einleiten

▪ CS8. Offene Punkte eskalieren

▪ CS9. Abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen

Managen der Produktlieferung

PRINCE2 ist ein Produkt-basiertes System. Ein Produkt kann ein körperlicher Gegenstand wie ein Buch oder ein eher immaterieller Gegenstand wie ein Dienst leistungsvert rag sein.

Tatsächlich ist alles, was von PRINCE2 erzeugt wird, ein Produkt, einschließlich der Dokumente. Im Gegensatz zu Spezialistenprodukten (d.h. den Dingen, die das Projekt eigentlich liefert) sind die von der Methode PRINCE2 definierten Produkte Managementprodukte.

Produkte können von jedem erzeugt werden, auch von externen Zulieferern. Dieser Prozess erzeugt die Produkte des Projekts, hier wird der größte Teil der Projektressourcen eingesetzt.

Die Elemente des Prozesses „Managen der Produktlieferung“ sind:

▪ MP1. Arbeitspaket annehmen

▪ MP2. Arbeitspaket ausführen

▪ MP3. Arbeitspaket abliefern

Managen der Phasenübergänge

Nach den PRINCE2 Grundsätzen muss jede Phase vom Lenkungsausschuss abgeschlossen und gebilligt werden, bevor der Übergang in die nächste Phase freigegeben wird.

Die Elemente des Prozesses „Managen der Phasenübergänge“ sind:

▪ SB1. Phase planen

▪ SB2. Projektplan aktualisieren

▪ SB3. Business-Case aktualisieren

▪ SB4. Risikoprotokoll aktualisieren

▪ SB5. Über Phasenabschluss berichten

▪ style="mso-tab-count: 1;"> SB6. Ausnahmeplan erstellen

Abschließen eines Projekts

Ein weiterer Grundsatz von PRINCE2 ist, dass Projekte kontrolliert und geordnet abgeschlossen werden müssen. Das beinhaltet eine Bewertung des Projektergebnisses (die Projektrevision).

Alle gemachten Erfahrungen (Lessons Learned) werden dokumentiert, wenn nötig wird ein Übergabedokument erstellt und ein Implementierungs- Revisionsplan erstellt.

Die Elemente des Prozesses „Abschließen eines Projekts“ sind:

▪ CP1. Projekt auflösen

▪ CP2. Folgeaktionen identifizieren

▪ CP3. Projekt bewerten

Komponenten

PRINCE2 hat acht Haupt-Konzepte, die die Prozesse unterstützen :

Business Case

Der Zweck des Business Case ist die (betriebswirtschaftliche) Rechtfertigung des Projekts – er ist die Motivation für den Geschäftsprozess und stellt sicher, dass der Projektfortschritt an den Geschäftszielen ausgerichtet ist. Für die Existenz des Projekts wird ein stichhaltiger Business Case benötigt. Eigentümer des Business Case ist der Auftraggeber des Projekts. Ein Hauptbestandteil des Business Case ist das Projektmandat.

Organisation

Definiert alle Rollen und Verantwortlichkeiten für die Personen, die das Projekt managen und durchführen. PRINCE2 geht davon aus, dass Projekte in einer Kunde – Lieferanten Umgebung ablaufen.

Die wichtigsten Rollen sind:

▪ Lenkungsausschuss-Rollen

▪ Projektmanager

Die Lenkungsausschuss-Rollen sind dabei:

▪ genau ein Auftraggeber

▪ ein oder mehrere Benutzervertreter

▪ ein oder mehrere Lieferantenvertreter

In kleinen Projekten kann der Auftraggeber die Rolle des Benutzervertreters oder des Lieferantenvertreters zusätzlich übernehmen. Eine Kombination von Benutzervertreter und Lieferantenverteter in einer Person sollte vermieden werden.

Rollen, die nur optional mit separaten Personen zu besetzen sind, sind:

▪ Teammanager

▪ Projektunterstützung

▪ Projektsicherung

Pläne

PRINCE2 Pläne müssen vor ihrer Umsetzung genehmigt werden. Es werden drei Ebenen von Plänen unterschieden:

▪ Projektpläne

▪ Phasenpläne

▪ Teampläne

Bei Projektabweichungen wird als vierte Art von Plan ein Ausnahmeplan verwendet, der einen Phasenplan und/oder den Projektplan ersetzt.

Steuerungsmittel

Steuerungsmittel stellen sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit hergestellt werden und dass das Projekt im Sinne des Business-Case durchführbar bleibt. PRINCE2 folgt dem Konzept Management by Exception.

Daher gibt es ausdrücklich keine Anforderung, standardmäßig Sitzungen mit dem Lenkungsausschuss einzuberufen, andererseits wird der Lenkungsausschuss aber unmittelbar informiert, wenn Ausnahmen auftreten.

Die wichtigsten Arten von Steuerungsmitteln sind:

▪ Projektinitiierung

▪ Projektstatusberichte

▪ Ausnahmeberichte

▪ Ausnahmebewertung

▪ Phasenabschlussbewertung

▪ Projektabschluss

▪ Toleranz

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Risikomanagement

Jedes Projekt ist ein einmaliges individuelles Unterfangen und damit Gegenstand unvorhersehbarer Risiken. Risiko wird als “Unsicherheit des Ergebnisses” verstanden. Beim Risikomanagement geht es darum, die Risiken auf effektive und wirtschaftliche Art innerhalb akzeptabler Grenzen zu halten.

Die folgenden drei Grundsätze gelten für das Risikomanagement:

▪ Risiko-Toleranz

▪ Risiko-Verantwortung

▪ Risiko-Eigentümer

Qualität in einer Projektumgebung

Qualität bezieht sich bei PRINCE 2 nicht nur auf die alltägliche Bedeutung des Wortes, sondern auf jede quantifizierte Eigenschaft des Produkts, die es für seinen Zweck geeignet macht.

Solche Eigenschaften und Qualitätserwartungen sind zum Beispiel „Das Produkt muss um 09:00h morgens fertig sein“, „Das Produkt muss blau sein“, "Das System muss mindestens 360 Tage im Jahr zur Verfügung stehen" oder „Das Firmenlogo muss mindestens 3 cm groß gedruckt sein“.

Das Ziel eines Projektes ist es, Produkte herzustellen, die für ihren Zweck geeignet sind, und die die Erfordernisse und Erwartungen des Kunden erfüllen. Die Qualitätserwartungen sind in der Projektbeschreibung und im PID festgehalten.

Qualitätsmanagement besteht aus vier wesentlichen Elementen:

▪ Qualitätsmanagement-System

▪ Qualitätssicherungsfunktion

▪ Qualitätsplanung

▪ Qualitätssteuerung

Konfigurationsmanagement

Konfigurationsmanagement befasst sich mit der Steuerung aller Produkte des Projekts. Eine Konfiguration ist eine Menge logisch verwandter Produkte, die gemeinsam gemanagt werden müssen.

Bezogen auf Projektmanagement gehören dazu alle Produkte und Lieferergebnisse.

Konfigurationsmanagement besteht aus fünf Haupt-Funktionen:

▪ Planung

▪ Identifikation

▪ Steuerung

▪ Status-Fortschreibung

▪ Verifikation

Änderungssteuerung

Die Steuerung von Änderungen wird von der Technik „Änderungssteuerungstechnik“ behandelt (siehe weiter unten).

Techniken

PRINCE2 benennt drei Techniken für die spezielle Verwendung in Projekten.

Produktbasierte Planung

Im Gegensatz zu aktivitätsbasierter Planung setzt PRINCE2 produktbasierte Planung ein. Das heißt PRINCE2 plant und misst gegen objektive und messbare Produkte (z.B. „die Wand“) statt gegen e her subjektiv definierte und gemessene Aktivitäten (z.B. „50% des Baus der Wand“ sondern eher "5 Reihen Steine gesetzt").

Produktbasierte Planung bedeutet die Erstellung von:

▪ Produktstrukturplan

▪ Produktbeschreibungen des Endprodukts des Projekts und jedes Produkts

▪ Produktflussdiagrammen

Im Produktstrukturplan werden die Produkte in einzelne Unterprodukte zerlegt und schematisch dargestellt.

Dabei werden einfache und zusammengesetzte Produkte in Form eines Rechtecks, Produktcluster (Gruppen) als Raute und externe Produkte (Produkte, die nicht im Projekt hergestellt, aber für ein Projekt-Produkt benötigt werden) als Ellipse dargestellt.

Das Produktflussdiagramm stellt dagegen die zeitliche Abfolge der (Teil-)Produkterstellung dar und ist die Basis für die Aufteilung des Projekts in Phasen.

Änderungssteuerung

In PRINCE2 werden alle Änderungen als offene Punkte des Projekts behandelt. Es gibt drei Typen von offenen Punkten:

▪ Änderungsantrag

▪ Spezifikationsabweichung. Dies ist, wenn ein Produkt einer Anforderung nicht genügt

▪ Anfrage

Alle offenen Punkte liegen in der Verantwortung des Projektmanagers und werden in eine Liste der offenen Punkte aufgenommen. Änderungsanträge müssen vom Lenkungsausschuss genehmigt werden. Dieser wird in der Regel eine Analyse der Auswirkungen der Änderung fordern. Spezifikationsabweichungen können direkt vom Projektmanager behandelt werden, wenn sie innerhalb vorgegebener Toleranzgrenzen liegen. Der Lenkungsausschuss kann eine Spezifikationsabweichung als „ Konzession“ ohne weitere Änderung genehmigen.

Qualitätsprüfungen

PRINCE2 fordert, dass Produkte auf ihre Qualität geprüft werden. Dies findet in einer Qualitätsprüfungs-Sitzung statt, in der Fehler im Produkt identifiziert werden. In dieser Sitzung wird nicht versucht, die identifizierten Probleme zu beheben.